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| Jueves, 16 Junio 2016 |
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TIENDAS Y FRANQUICIAS: Proyectos sin demoras

centro comercialUn nuevo proyecto, como es la apertura de una nueva tienda o franquicia, conlleva la gestión de un gran número de activos y de actores que intervienen en este proceso. Todo tiene que salir bien y para ello es necesario poder realizar una gestión global que haga de este proceso algo óptimo y rentable.

Los responsables de los proyectos de apertura de nuevas tiendas y/o franquicias invierten una gran cantidad de su tiempo a la planificación de los proyectos de apertura. Esto es así, entre otras razones, a la complejidad de gestionar grupos de personas de diferentes áreas, tanto de departamentos internos como de proveedores externos.

En la mayoría de los casos se están empleando hojas de cálculo para gestionar las tareas asociadas, los responsables y realizar la planificación de las fechas. Éste es, sin duda, un mecanismo poco menos que rudimentario, al cual hay que dedicar mucho tiempo si queremos mantener actualizadas estas hojas de cálculo, pero sobre todo, porque no automatiza las tareas de seguimiento y control de los proyectos de apertura. Para conocer el avance de estos proyectos el responsable de la apertura tiene que convocar reuniones de departamento o bien solicitar esta información vía correo electrónico o a base de llamadas telefónicas, lo que demora aún más el proceso.

En el proceso de apertura hay múltiples departamentos involucrados (marketing, expansión, obras, administración, distribución, ventas, TI, recursos humanos, etc.) Así como distintos proveedores externos como contratistas, empresas de mobiliario, proyectos y licencias, vigilancia, decoración…, y cada departamento tiene unas tareas a realizar, con unos responsables para la ejecución de las mismas; los cuales tienen que notificar al responsable global la finalización de las mismas, o lo que es peor, la notificación de un problema que hace que el resto de tareas se retrasen.

La reducción de costes en los procesos de apertura de tiendas, cambios de imagen, mantenimiento del equipamiento…, implica mejorar permanentemente la eficacia y la eficiencia de estos procesos y regularmente indagar en el comportamiento de los mismos para detectar defectos en los mismos. Es decir, mejorar la calidad de los procesos que actualmente son utilizados en la organización.

Para mejorar la calidad debemos cambiar nuestra forma de operar y adoptar un enfoque a la gestión donde podemos identificar, entender y gestionar los procesos mediante la utilización de sistemas que contribuyan a mejorar la colaboración entre personas y grupos de trabajo, proporcionen visibilidad de la evolución de los procesos y mejoren la relación con los proveedores que participan.

No debe olvidarse que todo es mejorable, por lo tanto deben abordarse acciones de mejora que simplifiquen y eliminen burocracia, normalicen la forma de realizar las tareas que participan en los procesos, ajusten el uso de recursos, reduzcan los tiempos de ejecución y mejoren nuestra coordinación con los proveedores de los distintos servicios.

Los beneficios que se obtienen a partir de una gestión focalizada en la gestión y la adopción de tareas de mejora continua son múltiples y comprenden desde la reducción de recursos (materiales, personas, dinero, mano de obra…) hasta la disminución de los tiempos de ejecución y la disminución de errores en la ejecución, entre otros.

En ORISIA Sistemas, somos conscientes de este panorama y por ello, entendemos que una solución como FAST DELIVERY contribuye a conseguir una coordinación centralizada y automatizada de los diferentes departamentos, proveedores y personal que participan en los procesos de apertura; proporcionando información, en tiempo real, del grado de avance y de las desviaciones de los procesos y controlando las tareas y documentación asociada a cada elemento del inventario de equipamiento de la tienda. Por lo que todo este proceso disminuirá sensiblemente los tiempos y costes actuales de gestión de las aperturas y por lo tanto hará más óptimo y eficiente el proceso de apertura y gestión (tiempos y costes) de una nueva tienda o franquicia.